Einfalt & áhrifaríkt – VERKLÝSINGAR

Gagnlegt verkfæri sem við hjá PROJECTS notum oft eru verklýsingar eða það að skrásetja öll verkefni og helstu verkþætti sem á að framkvæma. Þannig er hægt að byggja upp grunn að betri ákvarðanartöku og oft verður dýpri skilningur á þeim verkefnum sem þörf er á að vinna og nýta til að forgangsraða mikilvægi þeirra.

Í þeim hraða sem einkennir samfélög okkar í dag er mikilvægt að velja vel hvað fyrirtæki eiga að leggja vinnu í á hverjum tíma. Tíminn er takmarkaður, oft er álag á starfsfólki og á sama tíma metnaðarfullar áætlanir um markmið fyrirtækisins.

Verklýsingarnar geta bæði verið í formi starfslýsinga eða lýsinga á öllum þeim verkefnum sem vinna þarf í hverju fyrirtæki fyrir sig. Þarna er listin eins og svo oft áður að vera hóflega ýtarlegur til að vinnan verði ekki yfirborðskennd en forðast þó að skrá hvert einasta smáverk þannig að hægt verði að sjá skóginn fyrir trjánum. Oft getur verið betra að horfa á lýsingar á verkefnum fremur en starfslýsingum þannig að kastljósið fari síður á einstaklingsmiðuð verkefni og frammistöðu hvers og eins á þessum tímapunkti í skráningunni.

Skrásetninguna sjálfa er hægt að framkvæma á mismunandi vegu og er besta aðferðin oft tengd því hvert markmiðið með vinnunni er. Þannig hefur sem dæmi reynst okkur vel að byggja upp verklýsinguna eftir samtal, senda á viðkomandi og óska eftir ábendingum og finpússa það svo aftur í næsta samtali. Einnig hefur reynst vel að fá 3-4 manna hópa sem eru tengdir svipuðum verkefnum til að gera fyrstu drögin og samhæfa síðan í framhaldinu.

Ávinningurinn er skýr sýn á hæfni og þekkingu innan fyrirtækisins, grunnur að nýju og bættu eða breyttu skipulagi, aukin gæði í ráðningum, réttlátari launaákvarðanir, grunnur að fræðsluáætlun, auðveldar tímajöfnun, samlegð milli verkefna, aukin þekking og skilningur á verkefnum o.s.frv.
Verklýsingar eru einfalt, gagnlegt og áhrifaríkt verkfæri sem vert er fyrir fyrirtæki að leggja aukna áherslu á að vinna með í framtíðinni.

Ekki hika við að hafa samband við okkur hjá PROJECTS (katrin@projects.is) ef að þið hafið áhuga á fræðslu og aðstoð við innleiðingu verklýsinga á ykkar vinnustað.