„Að ráða þann besta“, undirbúningur, viðtöl & ákvörðun

Vanda skal vel til verka við ráðningu á  nýjum starfsmanni enda oft um verulega fjárfestingu að ræða. Ég hef séð mörg dæmi þess að einföld atriði fara úrskeiðis og leiða til mistaka sem að seinna geta kostað fyrirtækin bæði mikla vinnu og fjárútlát. Hér koma því nokkur góð ráð um ferlið sem auka líkurnar á því að “sá besti” verði ráðinn.

Ráðningarskrifstofur sérhæfa sig í þessum efnum en ef ráða skal fram úr verkefninu án aðkomu þeirra er mikilvægt að hafa eftirfarandi í huga. Að fá aðkomu fleiri starfsmanna í fyrirtækinu sem að geta verið með gott innlegg út frá starfi þeirra í fyrirtækinu eða þekkingu. Gott er að fá utanaðkomandi ráðgjafa til að koma inn í ferlið þannig að það teygist ekki um of á langinn Oft missa fyrirtæki af áhugaverðum einstakling sökum tafa í ráðningarferlinu. Svo er það oft svo að  „glöggt er gestsaugað“ og gott að fá það auga inn í ráðningarferlið.

Undirbúningur

En hvernig getum við bætt vinnuferlana og ákvörðunartökuna til að lágmarka áhættu á mistökum í ráðningarferlinu? Jú, við þurfum að undirbúa okkur vel, skilgreina reynslu, menntun, hæfni, þekkingu „drauma“ starfsmannsins og greina verkefnin vandlega og útbúa starfslýsingu sem svarar til starfsins. Mikilvægt að vanda til verka á öllum stigum, útbúa aðlaðandi auglýsingu og dreifa henni sem best til markhópsins. Útbúa matskerfi sem svarar til auglýsingarinnar og undirbúa spurningar fyrir umsækjendur sem verða boðaðir í viðtal. Þegar umsóknarfesturinn er liðinn þarf að skrá og flokka umsækjendur og út frá fyrirliggjandi gögnum að forgangsrað c.a. 2-6 áhugaverðustu kandidötunum.

Það má ekki heldur gleyma að atvinnuauglýsingar er hluti af “markaðs- og kynningarmálum” fyrirtækja og þarf einnig að hugsa um bæði auglýsinguna og mannauðsmálin í heild sem slík.

Atvinnuviðtölin

Mikilvægt er að spyrja alla einstaklingana sömu spurninga þó svo að svörin séu væntanlega mismunandi og geti þannig leitt til óundirbúinna spurninga sem að oft getur verið gott að bæta við sérstaklega eftir fyrsta viðtalið. Mikilvægt að skrásetja helstu punkta til að forðast hlutdrægni sem er okkur öllum eðlislæg þegar við endursegjum og ræðum við aðra sem að málum koma.
Þarna getur líka matskerfið okkur hjálpað til ná skýrari fókus og oft gott að þeir sem að taka viðtölin fylli saman út í matskerfið og ná þannig góðu samtali um skilning á því sem að fram fór eða ólíkri upplifun og þannig hægt að skoða það betur í ferlinu sem framundan er.

Best að taka viðtölin eins þétt og mögulegt er þannig að samanburðurinn verði sem skýrastur. Þar sem tímaskortur er oft að hafa áhrif á þetta ferli er hægt að hugsa sér að einn aðili taki að sér að taka fyrsta viðtalið við umsækjendur og þá jafnvel í gengum skype eða messanger og sía þá frá sem ekki koma til greina. Framhaldsviðtölin geta síðan verið með þátttöku 2-3 einstaklinga f.h. fyrirtækisins.

Næst er að leita umsagna hjá fyrri vinnuveitendum, kennurum eða öðrum um þá sem að ráðningaraðilar eru sammála um að komi vel til greina. Þarna þarf sömuleiðis að undirbúa spurningar og spyrja alla sömu spurninga. Gott er að m.v. að leita umsagnar hjá a.m.k. tveim aðilum fyrir hvern umsækjanda og spyrja út í það sem vakti áhuga eða áhyggjur í viðtölunum.

Ákvörðunin

Oft er skýrt að loknu þessu ferli hvaða einstaklingur er hæfastur. Ef svo er ekki eru til leiðir sem aðgengilegt er að nota. Það er hægt að taka eitt viðtal í viðbót, þá jafnvel með öðrum lykilstarfsmanni en áður tók þátt, og spyrja betur út í þau atriði sem fókusinn er á. Gott getur verið að biðja umsækjendur um að skila inn og kynna skilgreind verkefni sem að tengjast þeim vinnuskyldum sem hafa verið ræddar. Þá eru til ýmis persónuleikapróf aðgengileg á veraldarvefnum en getur þó verið nauðsynlegt að fá ákveðna þjálfun í að lesa úr þeim til að þau nýtist.

Vonandi leiðir þetta til þess að fyrirtækið hafi ráðið nýja og öflugan liðsmann til að vinna að markmiðum og framtíðarsýn þess.

Katrín Dóra Þorsteinsdóttir MBA, stjórnunar- og rekstrarráðgjafi hjá PROJECTS ehf.

Nánari upplýsingar um efni tengt mannauðsmálum má finna hér